Hoe gaan jullie eigenlijk met mijn persoonlijke gegevens om?

Goed dat je je afvraagt hoe wij met jouw persoonlijke gegevens omgaan! In deze tijd, waarin we gewend zijn om veel van onze zaken via de mobiele telefoon en via internet afhandelen, is het goed om te weten met wie je nu eigenlijk zaken doet.

Sgoolfotografie.nl is een activiteit van Ilona Hartensveld Fotografie vof, een samenwerking tussen Ilona Hartensveld en haar partner Corwin Winkelman. Er zit geen grote investeerder of aandeelhouder achter deze organisatie en Ilona en Corwin bepalen dus helemaal zelf hoe er met jouw persoonlijke gegevens om wordt gegaan. En aangezien zij zelf een enorme hekel hebben aan spam, kun je er zeker van zijn dat we er alles aan doen om jouw gegevens veilig te stellen. We leggen je graag uit, wát er zoal gedaan is, om te voorkomen dat anderen er met jouw data vandoor gaan.

Hebben jullie een officieel privacy statement?

Op dit moment hebben we nog geen openbaar privacy statement; daar wordt aan gewerkt. Als eigenaren van Sgoolfotografie.nl en ons bestelsysteem Onlinenabestellen.nl willen we hierbij beloven dat wij jouw contactgegevens alleen gebruiken voor onze eigen services; gegevens worden niet doorverkocht, geruild of onnodig uitgewisseld met andere bedrijven. Wij hebben die afspraak ook gemaakt met de organisaties die de productie voor ons verzorgen.

Dit zijn de keren dat we je mailadres gebruiken:
- Binnen de bestelprocedure sturen we de volgende e-mails
1) Als je de eerste keer een account aanmaakt, willen we zeker weten dat we je e-mailadres correct hebben opgeslagen. We sturen je een berichtje waarin we vragen het adres te bevestigen
2) Indien je je wachtwoord bent vergeten, sturen we je via e-mail een link waarmee je een nieuw wachtwoord aan kunt maken
3) Als je een order hebt doorgegeven, sturen we je een bevestiging van die order per e-mail
4) We sturen je een e-mail die je, in geval van het afbreken van een betaling, éénmalig wijst op een openstaande betaling

Alle communicatie met onze collega’s van de servicedesk vindt plaats via e-mail. Die ouders die op de hoogte willen blijven van kortingsacties of wellicht in de toekomst een keer een nieuwsbrief willen ontvangen, bieden we een opt-in aanmeldmogelijkheid via onze website. Uiteraard bieden we in dat geval tevens een enkele opt-out, waarmee je je direct van de nieuwsbrief af kunt melden.

Dat is het. Er worden dus geen ongevraagde nieuwsbrieven verstuurd en het door jou opgegeven e-mailadres wordt niet aan derden uitgeleverd. Wel willen we graag weten aan wie we de foto's laten zien, vandaar dat we je vragen jezelf met een bestaand e-mailadres te registreren.

Hoe weet ik zeker dat mijn persoonlijke gegevens veilig zijn?

Voor wat betreft de veiligheid van onze bestelwebsite en de door jou achtergelaten persoonlijke gegevens. Zoals je van een up-to-date internetbedrijf mag verwachten, verloopt al het verkeer tussen jouw “client” (telefoon/ipad/computer) en onze websites sgoolfotografie.nl en onlinenabestellen.nl, via gecertificeerde SSL-verbindingen. Door die SSL-verbindingen maken we het hackers heel lastig om de lijn af te luisteren. Tevens weet jij zeker dat je je gegevens op de échte website aan het invullen bent en niet op een fake website. Voor onze eigen gemoedsrust hebben we zowel onze front-end (sgoolfotografie.nl) én de bestelomgeving (onlinenabestellen.nl) door een externe organisatie laten ‘auditten’ op security. Op een aantal ‘minor issues’ (kleine puntjes) zijn beide goed door test gekomen; minor issues staan in backlog en worden op hele korte termijn opgelost.

Hoe zit het met de veiligheid van de foto’s van onze kinderen?
De foto's zijn beveiligd middels een unieke fotocode; zonder e-mailadres (met verplichte verificatie) en zo’n fotocode kan een ander niet bij de foto's. We bewaren de geregistreerde e-mailadressen van bezoekers in combinatie met de fotocode. Je kunt dus niet 'anoniem' foto's bekijken en alleen bij die foto's waarvan je de fotocode hebt. De foto’s die we op scholen maken, worden alleen ingezet binnen het bestelsysteem. Wel leveren we een lage resolutie-bestand aan scholen die hierom vragen. Deze foto’s worden gebruikt voor het leerlingenvolgsysteem van de school zelf. Als je wilt weten hoe school met deze foto’s omgaat, kun je het beste op school navragen. Wij publiceren zelf geen foto’s, zonder dat we daar vooraf expliciete toestemming van de ouders/verzorgers hebben gekregen. Die afspraak hebben we ook met de fotografen gemaakt, dus je kunt er zeker van zijn dat je zonder toestemming geen foto’s van jouw kinderen op internet zult zien. Binnen het bestelsysteem zit een functie waarmee je foto’s via Facebook kunt delen. Uiteraard kan alleen jij de foto’s van je eigen kind delen; het is niet mogelijk om groepsfoto’s via Facebook te delen.

Wij zijn van mening dat wij er, binnen de voor ons beschikbare mogelijkheden, alles aan hebben gedaan om zowel de persoonlijke gegevens van onze klanten als ook de foto's van door ons geportretteerde kinderen te beveiligen. Indien jij van mening bent dat de veiligheid van de door ons gemaakte sgoolfoto's van je kind(eren) óf je persoonlijke data niet gewaarborgd is, staan we uiteraard open voor suggesties ter verbetering van die veiligheid.